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In tempi di crisi del Covid-19, secondo il dott. Ulrich Kampffmeyer, amministratore delegato della consulenza ECM Project Consult, ha scaricato diverse aziende sul tema della collaborazione. Di seguito è riportato un elenco di errori da evitare nei progetti corrispondenti. Inoltre, l’esperto ECM fornisce consigli sulle varianti di soluzione disponibili nell’ambiente di collaborazione.

Anche prima della crisi di Corona, i produttori di ECM perseguivano sempre più una strategia di espansione delle loro funzionalità principali per includere funzioni di collaborazione come project room e funzioni di chat. Quali sono le ragioni principali di ciò?

direzione Gestione dei contenuti aziendali (ECM) Per espandersi per molto tempo. In primo luogo, sono emerse nuove funzioni dall’ambiente Web 2.0 come forum e wiki, quindi quelle dall’ambiente cloud e mobile come l’archiviazione e la sincronizzazione dei file aziendali; Poi quelli provenienti dall’ambiente di automazione e intelligenza artificiale come Robotic Process Automation (RPA) e ovviamente dall’ambiente di lavoro di squadra, collaborazione e lavoro di squadra. Non dobbiamo dimenticare che la collaborazione è stata uno degli elementi costitutivi della gestione dei contenuti aziendali sin dai primi giorni dell’ECM, intorno al 2000. In molti casi, i provider agiscono come se aggiungere la collaborazione, autocostruita o acquistata, fosse qualcosa di completamente nuovo all’ECM, il che non è vero. Uno sguardo al modello ECM dell’organizzazione internazionale ombrello per l’industria, AIIM, mostra che la collaborazione è sempre stata una parte della gestione dei contenuti aziendali come uno dei cinque pilastri.

Sorge la domanda: quali vantaggi offrono agli utenti le soluzioni di collaborazione relative all’ECM? Qui devi prima distinguere tra le funzioni di collaborazione che sono direttamente integrate come componenti in un prodotto ECM e quelle che completano un prodotto sinergico esistente. Nel primo caso, le funzioni di cooperazione del prodotto ECM hanno difficoltà a confrontarsi con i prodotti standard ampiamente utilizzati, che hanno un’ampia gamma di funzioni e molti utenti. Ciò include prodotti ECM sviluppati in modo indipendente, team room, stream, chat, wiki, forum o altri componenti. È più facile per i prodotti ECM, che possono essere collegati a comuni soluzioni di collaborazione tramite interfacce standard e utilizzati tramite meccanismi. Esiste un’ampia varietà di sistemi ECM standard per prodotti come “Microsoft Teams” o “Office 365”. Con una soluzione combinata, l’utente ha il vantaggio di poter scegliere ciò che meglio si adatta alla propria infrastruttura e modello di business.

Difetti

La prossima domanda sarebbe: quali sono gli svantaggi delle soluzioni di collaborazione associate ai sistemi ECM? Le interfacce possono essere abbastanza convenienti, interruzioni nelle istruzioni per l’utente, attività complesse per la memorizzazione e l’utilizzo di informazioni archiviate separatamente, modifiche frequenti dovute agli aggiornamenti dell’applicazione di punta, ecc., ecc. La soluzione connessa deriva dall’ulteriore sviluppo dei principali sistemi a cui sono collegati. Questi sistemi stanno sviluppando sempre di più le proprie funzionalità ECM nel tempo, che possono essere chiaramente viste in “Microsoft Sharepoint” e Office 365, dove ora esiste anche un sofisticato sistema di gestione dei record, ad esempio. Pertanto i prodotti ECM devono essere continuamente adattati e ampliati funzionalmente in modo che non siano semplicemente superflui. Inoltre, devono essere presi sul serio i costi di acquisto, consegna, utilizzo e gestione. In molti casi, l’archiviazione sicura e una gestione aggiuntiva dei processi aziendali (o RPA) sono sufficienti per creare un sistema di gestione dei documenti, gestione dei record, flusso di lavoro e archiviazione da un ambiente di collaborazione.

Quando investi?

Allora, quando è consigliabile investire in una soluzione collaborativa personalizzata? Le soluzioni di collaborazione personalizzate sono praticamente cadute in disuso nelle case aziendali durante la crisi di Corona. Office 365 con Teams e Sharepoint è ora uno standard di fatto onnipresente per la collaborazione. Ma esiste anche una varietà di strumenti nel campo della videoconferenza, della gestione comune dei progetti e delle basi informative comuni. Il problema di un “grande” ECM di solito si pone solo quando devono essere presi in considerazione il controllo delle informazioni, i problemi di conformità e le strutture organizzative grandi e complesse. Le soluzioni cloud-as-a-service hanno reso la collaborazione accessibile a tutte le aziende, anche le più piccole

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